Je kent het wel. Je organiseert een workshop, blokkeert uren in je agenda, of je hebt als kapper een stoel vrijgehouden voor een trouwe klant. En dan… vlak van tevoren een appje: “Toch iets tussen gekomen, sorry!” Of nog erger: helemaal niets. No show. De stilte als antwoord.
Steeds vaker lijken mensen zakelijke afspraken met een verbazingwekkende lichtvoetigheid af te zeggen – of gewoon niet op te komen dagen. Alsof jouw tijd niet telt. Alsof het helemaal niet uitmaakt dat jij je hebt voorbereid, ruimte hebt vrijgemaakt of zelfs kosten hebt gemaakt. Echt ik vind het heel bijzonder. En natuurlijk je kunt altijd wat vergeten, of er is iets ernstigs. Maar zomaar afspraken afzeggen op het laatste moment vind ik echt niet kunnen.
De cultuur van vrijblijvendheid
We leven in een tijd waarin alles flexibel moet zijn. Abonnementen kun je maandelijks opzeggen, boodschappen laat je last-minute bezorgen, en met één swipe verander je van partner, werk, of vakantieplan. Dat gemak sijpelt ook door in hoe we omgaan met afspraken.
Waar een afspraak vroeger bijna heilig was – “afspraak is afspraak” – lijkt het tegenwoordig eerder een vrijblijvende optie dan een serieuze verbintenis. Je kunt altijd nog afzeggen. “Er zal vast wel iemand anders komen,” denkt men misschien. Of: “Het is maar een uurtje, toch?”. Door alle prikkels die we tegenwoordig hebben lijkt een uurtje niets maar voor een ondernemer is een uurtje zeker wat.
Voor ondernemers – van coaches tot schoonheidsspecialisten, van yogadocenten tot kappers – is het echter veel meer dan ‘een uurtje’. Voor hen is het werk. Het is inkomen. Het is hun tijd. En die is waardevol. Ik zat zelf afgelopen vrijdag bij de kapper en daar bleek dat mensen regelmatig hun afspraak vergeten. En dat is heel vervelend. Want ook een kapper heeft een dagindeling.
De verborgen schade van een no show
Een gemiste afspraak is niet zomaar een lege stoel. Het is:
– Gederfde inkomsten: die plek had gevuld kunnen worden met een betalende klant.
– Tijdverlies: uren waarin je niets anders kon plannen of doen.
– Minder motivatie: telkens opnieuw investeren in iets waarvan je niet weet of mensen komen opdagen, knaagt aan je enthousiasme.
– Kosten: denk aan materialen, huur van een ruimte, voorbereidingstijd.
En dat allemaal omdat iemand besluit dat het vandaag even niet uitkomt. Wat ik heel bijzonder vind. Je maakt zelf een afspraak, en dan toch nog niet komen of op het laatst afzeggen. En in deze digitale tijd, heb je vaak een digitale agenda waar je ook meldingen kunt krijgen, als het bijna zover is. Of zelfs een uur van tevoren of langer, al naar gelang wat je instelt.
Tijd voor heldere grenzen
Als ondernemer mag je je beschermen. Je mág duidelijke voorwaarden stellen. En je mág geld vragen voor je tijd, ook als iemand niet komt opdagen.
Hier een paar opties die steeds meer professionals toepassen:
1. Werk met aanbetalingen
Vraag bij het boeken van een afspraak om een aanbetaling. Dat verlaagt het afzegpercentage enorm. Mensen zijn minder snel geneigd iets te laten schieten als ze er al voor betaald hebben. Ik zie regelmatig, vooral in de grote steden, dat mensen moeten aanbetalen als ze een afspraak met de kapper willen maken of een afspraak willen maken met een tatoeëerder om een tatoeage te laten zetten
2. No show-beleid opnemen in je voorwaarden
Maak duidelijk wat er gebeurt als iemand niet komt opdagen of te laat afzegt (bijvoorbeeld binnen 24 uur). Denk aan het volledig in rekening brengen van de afspraak, of het inhouden van de aanbetaling.
3. Automatische herinneringen sturen
Soms vergeten mensen het echt. Een automatische mail of sms de dag van tevoren werkt verrassend goed om de opkomst te verhogen.
4. Een wachtlijst hanteren
Laat mensen zich inschrijven op een reservelijst. Als mensen afspraken afzeggen, en bij een late afzegging kun je dan iemand anders blij maken – en zelf toch inkomen genereren.
5. Online betalingen vooraf
Laat klanten meteen online betalen bij het boeken van een sessie of workshop. Je voorkomt niet alleen no shows, maar het scheelt ook administratief werk achteraf.
Waarom je geen schuld hoeft te voelen
Veel vrouwen worstelen met het stellen van grenzen. Je wilt niemand afschrikken, je bent bang om ‘onaardig’ over te komen. Maar het gaat hier niet om streng zijn. Het gaat om jezelf serieus nemen. En je werk. Want als jij dat niet doet, waarom zouden anderen dat dan wél doen?
Je biedt een dienst aan. Je levert waarde. Jij mag dus ook duidelijke regels hanteren. En wie daar niet mee om kan gaan? Die vindt waarschijnlijk altijd wel een excuus om niet te komen.
Tot slot
Laten we eerlijk zijn: het gemak waarmee mensen afspraken afzeggen zegt vaak weinig over jou – en veel over hen. Maar jij kunt wél bepalen hoe jij ermee omgaat. Maak je voorwaarden helder, wees vriendelijk maar standvastig, en vergeet niet: jouw tijd is net zo waardevol als die van ieder ander.
Extra info
Lies (43) is een loedermoeder: “Ik kies voor mezelf”
Haarverzorging in de herfst: Bescherm je lokken tegen de kou
De ins & outs van de tattoo
Bronvermelding
© Foto: 123rf.com
